Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan suatu kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasiyang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu.

Komponen dan Tipe Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komonen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yang saling berinteraksi satu dengan yang lain untuk membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. Blok bangunan tersebut terdiri dari :

1. Blok masukan (input block). Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Yang dimaksud dengan input di sini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok model (model block). Blok ini terdiri dari kombisnasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.  Blok keluaran (output block). Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dikumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok teknologi (technology block). Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
5. Blok basis data (database block). Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya.
6. Blok kendali (control block). Banyak hal dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dicegah dan bila terlanjur terjadi maka kesalahan dapat dengan cepat teratasi.

Tipe sistem informasi adalah sebagai berikut :

• Sistem Informasi Akutansi
• Sitem Informasi Pemasaran
• Sistem Informasi Manajemen Persediaan
• Sistem Informasi Personalia
• Sistem Informasi Distribusi
• Sistem Informasi Pembelian
• Sistem Informasi Kekayaan
• Sistem Informasi Analisis Kredit
• Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan
• Sistem Informasi Teknik

Semua sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkat manajemen, mulai dari manajemen tingkat bawah hingga tingkat atas.

Perancangan Sisten Informasi

Perancangan sistem informasi menjelaskan bagaimana menerapkan pengetahuan tentang sistem informasi ke dalam organisasi agar dapat terus maju dan eksis bila organisasi berkembang sesuai dengan teknologi dan teori organisasi modern. Namun, hal ini tidak berarti bahwa sistem informasi dibentuk sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Untuk memahami bagaimana merencanakan sistem informasi yang tepat dan sesuai dengan organisasi masing-masing, perlu diingat bahwa perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu melalui tingkatan-tingkatan berikut :

Tingkat 1 : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan.

Tingkat 2 : Desain, merancang cara pemecahannya.

Tingkat 3 : Pelaksanaan, menerapkan desain ke dalam sistem.

Tingkat 4 : Kontrol, memeriksa apakah tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai dengan desain.

Tingkat 5 : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai dengan tujuan semula.

Tingkat 6 : Tindak lanjut, melaksanakan perubahan sesuai dengan hasil evaluasi yang ada.

Pengelolaan Sistem Informasi

Pengelolaan sistem informasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari studi manajemen, sebagai mana halnya pengelolaan ketenagaan, keuangan, organisasi, dan lain sebagainya. Barang kali dapat diasumsikan bahwa pengelolaan sistem informasi merupakan faktor kunci bagi keberhasilan dan terlaksananya manajemen.

Pengendalian Sistem Informasi

Pengendalian sistem informasi merupakan bagian yang tak dapat dipisahkan dari pengelolaan sistem imformasi, bahkan memegang fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam proses pengelolaan informasi. Pengelola sistem informasi perlu memahami dan memiliki keterampilan manajerial dalam melaksanakan kegiatan pengendalian sistem informasi, yakni :

• Kemampuan mengendalikan kegiatan perancangan informasi
• Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi
• Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksana sistem informasi
• Kemampuan melaksanakan kegiatan koordinasi

Bila pengelola sistem informasi memiliki kemampuan tersebut maka pelaksanaan pengelolaann sistem informasi akan terjamin dan lancar guna mendukung keberhasilan program organisasi.