v-class PPSI "Postest Susunan Staff dan Organisasi"

Tuliskan tugas / tanggung jawab masing-masing anggota tim proyek seperti Project Manager, Project Leader dan Programmer pada organisasi / tim proyek system informasi.

Jawab :

PROJECT MANAGER

Memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu:

1. Menentukan apakah sebuah proyek dapat dikerjakan atau tidak.
2. Membutuhkan aksi yang tidak umum seperti berkata “Tidak” untuk perubahan permintaan yang menyimpang, mengumumkan kesalahan, atau mendisiplinkan orang-orang.
3. Harus mengetahui orang-orang yang terlibat sama seperti dalam politik, prosedur-prosedur pemakaian, dan proyek perusahaan.

PROJECT LEADER

Memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu:

1. Melakukan sebagian besar kegiatan dari rencana persiapan proyek, seperti level bawah dari WBS dan melaksanakan perkiraan (atau kurang lebih mengawasi orang yang melakukan perkiraan).
2. Sebagai koordinitor untuk menganalisa dan menulis semua bagian teknis dari perincian fungsional, seperti perincianumum, obyektivitas,persyaratan sistem dan gambaran rincian komponen.
3. Mengatur semua rancangan dan mempelajarinya, memberikan dan kemungkinan tugas kepada para disainer dapat menanganinya besar disainnya, khususnya pada tingkat sebagian yang lebih tinggi.
4. Membuat semua tugas pemrograman dan memecahkan banyak masalah yang tidak dapat dipecahkan oleh programmer.
5. Merencanakan penggabungan/pengontrolan, menjaga hasilnya dan tetap mempertahankan informasiyang ada kepada PM, diharapkan sesering mungkin.
6. Menjalankan aspek kegiatan teknis dari penerimaan. Ia mungkin akan menulis ATP, melakukan pemeriksaan pada sistem tes akhir dan melaksanakan ini bagi para user.

PROGRAMMER

Memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu terbatas pada pembuatan program komputer. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program.

Sumber:

https://anjaruntoro.wordpress.com/2013/07/11/peran-dan-tanggungjawab-manajer-proyek-dan-pemimpin-proyek-dalam-7-fase-pengelolaan-proyek/

https://blogerweb.wordpress.com/2011/06/23/tugas-dan-tanggung-jawab-programer-staff-edp-dan-instruktur-it/

v-class PPSI "Pretest Susunan Staff dan Organisasi"

Proyek yang berhasil sangat tergantung pada orang-orang yang terlibat di dalam organisasi proyek tersebut. Apa saja yang perlu diperhatikan untuk memilih orang-orang tersebut? Jelaskan!

Jawaban:

Hal-hal yang diperhatikan dalam memilih orang-orang yang terlibat dalam organisasi proyek:

1. Kepribadian

    Kepribadian dapat berpengaruh kuat terhadap proyek. Berikut ini sebuah daftar dari kepribadian yang diinginkan untuk staf proyek:

• Anda membutuhkan seseorang yang dapat berkomunikasi, yang merupakan bagian dari sebuah tim, serta dapat berbagi pengetahuan dan ide-ide dengan baik tetapi juga harus mau menjalankan ide-ide tersebut.
• Anda membutuhkan seseorang pendengar yang baik, seseorang yang akan mendengarkan pendapat orang lain dan mau mengakui jika pendapat-pendapat tersebut lebih baik.
• Anda membutuhkan seorang yang terorganisir. Akan banyak tugas yang harus dilakukan, setiap tugas pada waktu yang tepat.
• Anda tidak membutuhkan seseorang yang perfeksionis. Pilihlah seorang yang dapat bekerja pada saat deadline. Selalu ada cara yang terbaik, tetapi jika hal ini berhasil sekarang, keluarkan sesuai waktu, dan simpan kemajuan ini untuk versi berikutnya.
• Anda membutuhkan seseorang yang mempunyai kemampuan teknik terbaik, seorang analitis dan logis, dengan pengalaman yang sesuai.

2. Memberikan Tugas Kepada Individu

    Dalam bukunya “The Psychology of Computer Programming”,G. Weinberg menyatakan bahwa motivator terbesar dari seorang programmer adalah mempelajari hal baru. Selalu berikan tugas yang lebih menantang dari tugas sebelumnya. Tetapi jangan memberikan sebuah tugas yang rumit untuk Programmer Pemula karena mungkin tidak akan selesai, dan tugas yang rumit ini pun juga tidak akan terselesaikan oleh para ahli.

   Jika ada tugas-tugas yang berhubungan, berikan pada orang yang sama. Jika ada program yang berhubungan dengan program lain, berikan program ini kepada seseorang pada posisi yang sama (atau 2 orang yang sangat dekat).

    Berikan tugas-tugas yang kritis dan tugas-tugas yang sulit kepada orang yang paling diandalkan. Orang yang dapat diandalkan bukanlah “Ahli” yang dapat menyelesaikan tugas dalam 2 hari, tetapi orang tersebut menyelesaikan dalam 4 atau 10 hari tergantung pada mood orang tersebut. Orang yang dapat diandalkan berkata “Tugas ini akan selesai 5 hari”, dan selama waktu itulah yang diperlukan.

    Jangan memberikan tugas yang membuat seseorang menjadi tidak disiplin. IBM telah menemukan bahwa sebuah organisasi dimanaKepala Tim Programmer / Chief Programmer Team (CPT) sangat produktif. Dengan metode CPT, seorang kepala ahli programmer melakukan semua pengkodean yang rumit (80%), dibantu oleh para pemula untuk pengkodean yang lebih mudah (20%). Tetapi jika ketua pergi, maka anak buah akan menghilang.

    Untuk mencegah hal ini, IBM biasanya menggunakan sebuah sistem bersahabat, dimana seorang programmer ditugaskan untuk bekerja dengan sangat dekat dengan kepala programmer, membantu dan berbagi muatan pekerjaan jika mungkin, dan mempelajari semua hal yang diketahui oleh kepala programmer.

3. Memotivasi Orang

    PM adalah pelatih dari sebuah tim; PL adalah kapten. PM memimpin, memotivasi, mengajarkan dan menggunakan sedikit ancaman untuk mendapatkan tugas tersebut diselesaikan. PL bermain dalam tim dan memotivasi dengan memberi contoh. Kepemimpinan proyek (PM dan PL) harus selalu ada dan dapat melakukan pendekatan. Gunakan pendekatan MBWA (Management By Walking Around) seperti dalam buku “In Search of Excellence”, bagian 4 serta jangan lupakan 3 prinsip dasar dalam buku “The One Minute Manager” (bagian 21).

v-class PPSI "Postest Rencana Tes Penerimaan"

Terdapat 2 pendekatan yang umum digunakan untuk penerimaan yaitu 'Parallel Run' dan 'Penerimaan sedikit demi sedikit'. Sebutkan kelebihan dan kekurangan masing-masing pendekatan tersebut.

Jawaban:

PARALLEL RUN

• Kelebihan:

1. Dapat mendemostrasikan semua fungsi yang dijanjikan.
2. User dapat melakukan pengecekan data pada sistem lama
3. Menambah dimensi dari peralihan sistem lama yang bekerja dengan perbandingan dan cadangannya.

• Kekurangan:

1. Masalah kecil dapat membuat anda menjalankan kembali selama "x" hari untuk jangka waktu yang tidak terbatas.
2. Mungkin sulit untuk mencari penyebab dari suatu masalah.
3. Tidak ada jaminan bahwa semua kelebihan sistem akan dicoba dalam "x" hari.
4. Biarkan end user masuk ke sistem pada hari pertama yang penerapannya tidak selalu bermanfaat. Karena dalam hal ini faktor penampilan lebih berperan. Seperti dalam roman, kesan pertama sangat penting.

PENERIMAAN SEDIKIT DEMI SEDIKIT

• Kelebihan:

1. Anda dapat mendemonstrasikan semua fungsi yang dijanjikan.
2. Sebuah tindakan yang menyebabkan masalah selalu diketahui.
3. User tidak merasa takut tentang semuanya.

• Kekurangan:

1. Memerlukan banyak pekerjaan untuk menulis ATP.
2. User mungkin tidak lazim dengan pendekatan ini, tetapi anda dapat membiasakan mereka dengan metode baru sebelumnya.
3. Seharusnya tidak ada rasa enggan untuk menerima dan membayar jika metode ini digunakan.

v-class PPSI "Pretest Rencana Tes Penerimaan"

Menurut Anda apa yang akan terjadi jika diakhir Tes Penerimaan ternyata fungsi-fungsi yang ada tidak sesuai dengan apa yang dijanjikan di awal proyek, jelaskan!

Jawaban:

Menurut pendapat saya, user berhak untuk menuntut ataupun membatalkan proyek. Hal itu dikarenakan tujuan dari penerimaan adalah mendapatkan pernyataan tertulis dari user bahwa produk (dalam hal ini sistem) yang dikirim sesuai dengan yang dijanjikan. Jadi, apabila sfungsi-fungsi yang ada tidak sesuai dengan perjanjian di awal proyek maka tidak akan mendapatkan pernyataan penerimaan proyek tersebut. Maka akan lebih baik jika sebelumnya pihak programmer dan user saling berkomunikasi tentang program yang dibuat agar fungsi-fungsi dapat dibuat sesuai perjanjian proyek.

PostTest Fase Desain

Apa saja yang perlu diperhatikan jika anda membuat disain sistem/ software (menurut kaidah-kaidah pembuatan software)?

Jawab :

Terdapat dua langkah dalam pembuatan desain sistem software yaitu :

1. Membagi sistem menjadi beberapa komponen secara fungsional.
2. Menghubungkan komponen-komponen tersebut.

Dalam membuat desain sistem software juga harus memperhatikan hal-hal berikut ini :

1. Desain yang terstruktur. Tujuan utama dari desain yang terstruktur adalah memecah sistem menjadi bagian yang lebih kecil, teratur dan mudah untuk dibangun. Desain yang terstruktur dibagi menjadi 2 tipe yaitu Top Down Design dan Bottom Up Design.
2. Pertukaran Desain Tingkat Atas (Top Level Design). Umumnya banyak disain tingkat atas yang dapat mencapai atau memperoleh hasil yang sama dalam sebuah sistem software. Keputusan untuk membangun sendiri atau membeli merupakan keputusan yang khusus. Ada keuntungan dan kerugian pada setiap kombinasi dari item yang dibangun maupun yang dibeli.
3. Desain Siap Pakai. TLD siap pakai dapat sangat bernilai jika aturan berikut dipatuhi : “Tinggalkan ego anda”. Perancang harus menyadari bahwa kritik yang diajukan adalah bersifat membangun. Tujuannya adalah untuk menemukan semua permasalahan, saran alternatif dan membuat pilihan terbaik yang mungkin.
4. Desain Tingkat Menengah. Setelah TLD terpilih, kita harus membagi masing-masing fungsi atau komponen utama menjadi beberapa sub fungsi atau komponen. Kita akan lihat bagaimana hal tersebut dilakukan untuk menggabungkan sistem perusahaan Basketweaving. Diawali dengan memberi nomor setiap komponen utama pada TLD.
5. Kamus Desain.
6. Modul Terstruktur. Sebuah modul terstruktur memiliki ciri-ciri sebagai berikut ; Berfungsi sepenuhnya sebagai fungsi tunggal, ukurannya kecil, dapat diprediksi, tidak tergantung, melihat kegunaannya kembali.
7. Desain File. Pada desain file dilakukan untuk mendapatkan kinerja yang sesungguhnya, mengoptimalkan file, mengoptimalkan sejumlah variable item-item, file history, dan pengujian desain file.
8. Sistem Manajemen Database Relational.
9. Keuntungan Dari Analisis & Disain Yang Terstruktur yaitu untuk mengurangi jumlah kesalahan.
10. Proses Desain. Dalam proses desain sebaiknya dilakukan pemilihan tim desain dan pertemuan desain.
11. Dokumentasi Teknik. Pertimbangkan hal-hal berikut yaitu; gunakan bahasa yang formal dan tepat, gunakan gambar, buat agar maksud dari desain menjadi jelas pada beberapa halaman pertama kemudian diuraikan, dan terakhir coba untuk konsisten pada grafik dan struktur kalimat.
12. Standar Ketentuan Pada Waktu Desain. Buat aturan yang standar seperti ; beberapa ketentuan desain, parameter yang mendahului, penanganan kesalahan, standar pemrograman, dan programmer memulai dengan template dan mengisikan kode proses.
13. Garis Besar Spesifikasi Desain.
14. Menguji Desain. Pengujian desain dilakukan untuk menjamin bahwa semua keperluan spesifikasi fungsi sudah ditemukan, desain mudah diprogram dan dipelihara, serta dapat diimplementasikan sesuai dengan waktu dan anggaran.
15. Merubah Permintaan Sesuai Dengan Desain. Beberapa disain yang rinci akan selalu membawa pada perubahan permintaan. Anda harus kembali kepada user sekarang dan meyakinkan user bahwa dia sebenarnya tidak menginginkan apa yang dia minta sebelumnya.
16. Perencanaan Penerimaan.

PPSI : Pretest Fase Desain

Perlukah dilakukan kegiatan disain sebelum melakukan pemrograman? Jika ya, apa saja yang harus dipersiapkan sebelum memulai kegiatan tersebut. Jelaskan.

PERLU

Kegiatan desain perlu dilakukan sebelum melakukan kegiatan pemrograman. Hal itu dikarenakan tujuan dari desain sendiri ialah untuk memberikan gambaran secara umum tentang sistem yang ada sebelum sistem tersebut dibuat. Jika desain tidak dilakukan sebelum memulai pemrograman, maka akan memberikan kesulitan kepada para programmer untuk membuat program yang sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai dengan tujuan sistem tersebut.

Yang perlu disiapkan sebelum memulai kegiatan tersebut ialah :

1. Memahami dengan baik permasalahan yang terjadi dan kebutuhan apa saja yang diperlukan untuk membuat sistem tersebut (fase definisi).
2. Setelah memahami permasalahan dan mengerti kebutuhan apa saja yang diperlukan lalu menganalisis secara tepat apa yang dapat dilakukan sistem untuk user dan bagaimana sistem tersebut menyesuaikan dengan lingkungan user (fase analisis).
3. Melakukan fase desain yang disesuaikan dengan kebutuhan yang telah dijelaskan pada fase analisis. Langkah dalam mendesain sistem software yaitu : Membagi sistem menjadi beberapa komponen secara fungsional dan Menghubungkan komponen-komponen tersebut.

IT AUDIT

Audit Around the Computer

Pendekatan ini merupakan pendekatan yang ditempuh oleh auditor. Pendekatan yang dilakukan dengan melakukan pengujian sebuah informasi yang dihasilkan oleh komputer dengan terlebih dahulu mengkalkulasi hasil dari sebuah transaksi yang dimasukkan ke dalam sistem. Kemudian, kalkulasi tersebut dibandingkan dengan output yang dihasilkan oleh sistem. Asumsi yang digunakan dalam pendekatan ini adalah bila sampel output dari suatu sistem ternyata benar berdasarkan masukan sistem tadi, maka pemrosesannya tentunya dapat diandalkan. Dalam pemeriksaan dengan pendekatan ini, auditor melakukan pemeriksaan di sekitar komputer saja.

Proses pengerjaan audit around the computer ialah seperti pengujian dengan metode black box testing yaitu pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak.

Kelebihan dari audit around the computer adalah:

1.  Proses audit tidak memakan waktu lama
2. Tidak harus mengetahui seluruh proses penanganan sistem

Kekurangan dari audit around the computer adalah:

1.  Sulit untuk menelusuri isi database yang banyak secara manual
2. Proses ini tidak memeriksa logika program dan sistemnya sehingga tidak mampu mendeteksi eror program
3. Mengabaikan pengendalian sistem

Audit Through the computer

Pendekatan ini lebih menekankan pada langkah pemrosesan serta pengendalian program yang dilakukan oleh sistem komputer dimana auditor selain memeriksa data masukan dan keluaran, juga melakukan uji coba proses program dan sistemnya. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa jika program pemrosesan dirancang dengan baik dan memiliki aspek pengendalian yang memadai, maka kesalahan dan penyimpangan kemungkinan besar tidak terjadi.

Kelebihan dari audit through the computer adalah:

1. Dapat meningkatkan kekuatan pengujian sistem secara efektif
2. Dapat memeriksa secara langsung logika pemprosesan dan sistem aplikasi.
3. Kemampuan sistem dapat menangani perubahan dan kemungkinan kehilangan yang terjadi pada masa yang akan datang.
4. Auditor memperoleh kemampuan yang besar dan efektif dalam melakukan pengujian terhadap sistem komputer.
5. Auditor merasa lebih yakin terhadap kebenaran hasil kerjanya.

Kekurangan dari audit through the computer adalah:

1. Biaya yang dibutuhkan relatif tinggi karena jumlah jam kerja yang banyak untuk dapat lebih memahami struktur pengendalian sistem.
2. Butuh keahlian teknis yang mendalam untuk memahami cara kerja sistem.

Perbedaan Audit Around the computer dan Audit Through the Computer

1. Audit around the computer menggunakan teknik black box testing.

    Audit through the computer menggunakan teknik white box testing.

2.  Audit around the computer hanya memeriksa secara interface dan fungsionalitasnya saja.

    Audit through the computer melakukan pengecekan terhadap detail audit secara mendalam, termasuk logika program dan sistemnya.

3. Audit around the computer tidak harus mengetahui seluruh proses penanganan sistem.

    Audit through the computer harus mengetahui seluruh proses penanganan sistem.

4. Audit around the computer melakukan pengecekan hanya pada tahap akhir yaitu memeriksa apakah output yang dikeluarkan sesuai dengan input program.

    Audit through the computer melakukan pengecekan seiring dengan tahapan pengembangan software atau pada tahap testing.

Tools yang digunakan untuk IT Audit

 a. ACL  (Audit Command Language): software CAAT (Computer Assisted Audit Techniques) yang sudah sangat populer untuk melakukan analisa terhadap data dari berbagai macam sumber.

b. Powertech Compliance Assessment Powertech:  automated audit tool yang dapat dipergunakan untuk mengaudit dan mem-benchmark user access to data, public authority to libraries, user security, system security, system auditing dan administrator rights (special authority) sebuah serverAS/400.

c.  Nipper : audit automation software yang dapat dipergunakan untuk mengaudit dan mem-benchmark konfigurasi sebuah router.

Prosedur IT Audit

●Kontrol lingkungan:

1. Apakah kebijakan keamanan (security policy) memadai dan efektif ?
2. Jika data dipegang oleh vendor, periksa laporan ttg kebijakan dan prosedural yg terikini dr external auditor.
3. Jika sistem dibeli dari vendor, periksa kestabilan financial.
4. Memeriksa persetujuan lisen (license agreement).

●Kontrol keamanan fisik

5. Periksa apakah keamanan fisik perangkat keras dan penyimpanan data memadai.

6. Periksa apakah backup administrator keamanan sudah memadai (trained,tested).
7. Periksa apakah rencana kelanjutan bisnis memadai dan efektif.
8. Periksa apakah asuransi perangkat-keras, OS, aplikasi, dan data memadai.

●Kontrol keamanan logical

9. Periksa apakah password memadai dan perubahannya dilakukan regular.

10. Apakah administrator keamanan memprint akses kontrol setiap user.

Contoh Prosedur IT Audit

• Internal IT Deparment Outputnya Solusi teknologi meningkat, menyeluruh & mendalam dan Fokus kepada global, menuju ke standard2 yang diakui.
• External IT Consultant Outputnya Rekrutmen staff, teknologi baru dan kompleksitasnya Outsourcing yang tepat dan Benchmark / Best-Practices

Sumber :

http://blog.pasca.gunadarma.ac.id/2012/06/07/audit-sistem-informasi-akuntansi-teknologi-sistem-informasi/

http://uzi-online.blogspot.co.id/2013/04/Perbedaan-Audit-Around-The-Computer-Dan-Audit-Throught-The-Computer.html

http://rivayiarifanto.blogspot.co.id/2014/03/pengertian-perbedaan-white-box-dan.html

http://bagusaputro.blogspot.co.id/2015/03/tools-yang-digunakan-untuk-it-audit-dan.html

http://feryvalentinoblogspot.blogspot.co.id/2015/04/prosedur-dan-lembar-kerja-it-audit.html