v-class PPSI "Postest Susunan Staff dan Organisasi"

Tuliskan tugas / tanggung jawab masing-masing anggota tim proyek seperti Project Manager, Project Leader dan Programmer pada organisasi / tim proyek system informasi.

Jawab :

PROJECT MANAGER

Memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu:

1. Menentukan apakah sebuah proyek dapat dikerjakan atau tidak.
2. Membutuhkan aksi yang tidak umum seperti berkata “Tidak” untuk perubahan permintaan yang menyimpang, mengumumkan kesalahan, atau mendisiplinkan orang-orang.
3. Harus mengetahui orang-orang yang terlibat sama seperti dalam politik, prosedur-prosedur pemakaian, dan proyek perusahaan.

PROJECT LEADER

Memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu:

1. Melakukan sebagian besar kegiatan dari rencana persiapan proyek, seperti level bawah dari WBS dan melaksanakan perkiraan (atau kurang lebih mengawasi orang yang melakukan perkiraan).
2. Sebagai koordinitor untuk menganalisa dan menulis semua bagian teknis dari perincian fungsional, seperti perincianumum, obyektivitas,persyaratan sistem dan gambaran rincian komponen.
3. Mengatur semua rancangan dan mempelajarinya, memberikan dan kemungkinan tugas kepada para disainer dapat menanganinya besar disainnya, khususnya pada tingkat sebagian yang lebih tinggi.
4. Membuat semua tugas pemrograman dan memecahkan banyak masalah yang tidak dapat dipecahkan oleh programmer.
5. Merencanakan penggabungan/pengontrolan, menjaga hasilnya dan tetap mempertahankan informasiyang ada kepada PM, diharapkan sesering mungkin.
6. Menjalankan aspek kegiatan teknis dari penerimaan. Ia mungkin akan menulis ATP, melakukan pemeriksaan pada sistem tes akhir dan melaksanakan ini bagi para user.

PROGRAMMER

Memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu terbatas pada pembuatan program komputer. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program.

Sumber:

https://anjaruntoro.wordpress.com/2013/07/11/peran-dan-tanggungjawab-manajer-proyek-dan-pemimpin-proyek-dalam-7-fase-pengelolaan-proyek/

https://blogerweb.wordpress.com/2011/06/23/tugas-dan-tanggung-jawab-programer-staff-edp-dan-instruktur-it/

v-class PPSI "Pretest Susunan Staff dan Organisasi"

Proyek yang berhasil sangat tergantung pada orang-orang yang terlibat di dalam organisasi proyek tersebut. Apa saja yang perlu diperhatikan untuk memilih orang-orang tersebut? Jelaskan!

Jawaban:

Hal-hal yang diperhatikan dalam memilih orang-orang yang terlibat dalam organisasi proyek:

1. Kepribadian

    Kepribadian dapat berpengaruh kuat terhadap proyek. Berikut ini sebuah daftar dari kepribadian yang diinginkan untuk staf proyek:

• Anda membutuhkan seseorang yang dapat berkomunikasi, yang merupakan bagian dari sebuah tim, serta dapat berbagi pengetahuan dan ide-ide dengan baik tetapi juga harus mau menjalankan ide-ide tersebut.
• Anda membutuhkan seseorang pendengar yang baik, seseorang yang akan mendengarkan pendapat orang lain dan mau mengakui jika pendapat-pendapat tersebut lebih baik.
• Anda membutuhkan seorang yang terorganisir. Akan banyak tugas yang harus dilakukan, setiap tugas pada waktu yang tepat.
• Anda tidak membutuhkan seseorang yang perfeksionis. Pilihlah seorang yang dapat bekerja pada saat deadline. Selalu ada cara yang terbaik, tetapi jika hal ini berhasil sekarang, keluarkan sesuai waktu, dan simpan kemajuan ini untuk versi berikutnya.
• Anda membutuhkan seseorang yang mempunyai kemampuan teknik terbaik, seorang analitis dan logis, dengan pengalaman yang sesuai.

2. Memberikan Tugas Kepada Individu

    Dalam bukunya “The Psychology of Computer Programming”,G. Weinberg menyatakan bahwa motivator terbesar dari seorang programmer adalah mempelajari hal baru. Selalu berikan tugas yang lebih menantang dari tugas sebelumnya. Tetapi jangan memberikan sebuah tugas yang rumit untuk Programmer Pemula karena mungkin tidak akan selesai, dan tugas yang rumit ini pun juga tidak akan terselesaikan oleh para ahli.

   Jika ada tugas-tugas yang berhubungan, berikan pada orang yang sama. Jika ada program yang berhubungan dengan program lain, berikan program ini kepada seseorang pada posisi yang sama (atau 2 orang yang sangat dekat).

    Berikan tugas-tugas yang kritis dan tugas-tugas yang sulit kepada orang yang paling diandalkan. Orang yang dapat diandalkan bukanlah “Ahli” yang dapat menyelesaikan tugas dalam 2 hari, tetapi orang tersebut menyelesaikan dalam 4 atau 10 hari tergantung pada mood orang tersebut. Orang yang dapat diandalkan berkata “Tugas ini akan selesai 5 hari”, dan selama waktu itulah yang diperlukan.

    Jangan memberikan tugas yang membuat seseorang menjadi tidak disiplin. IBM telah menemukan bahwa sebuah organisasi dimanaKepala Tim Programmer / Chief Programmer Team (CPT) sangat produktif. Dengan metode CPT, seorang kepala ahli programmer melakukan semua pengkodean yang rumit (80%), dibantu oleh para pemula untuk pengkodean yang lebih mudah (20%). Tetapi jika ketua pergi, maka anak buah akan menghilang.

    Untuk mencegah hal ini, IBM biasanya menggunakan sebuah sistem bersahabat, dimana seorang programmer ditugaskan untuk bekerja dengan sangat dekat dengan kepala programmer, membantu dan berbagi muatan pekerjaan jika mungkin, dan mempelajari semua hal yang diketahui oleh kepala programmer.

3. Memotivasi Orang

    PM adalah pelatih dari sebuah tim; PL adalah kapten. PM memimpin, memotivasi, mengajarkan dan menggunakan sedikit ancaman untuk mendapatkan tugas tersebut diselesaikan. PL bermain dalam tim dan memotivasi dengan memberi contoh. Kepemimpinan proyek (PM dan PL) harus selalu ada dan dapat melakukan pendekatan. Gunakan pendekatan MBWA (Management By Walking Around) seperti dalam buku “In Search of Excellence”, bagian 4 serta jangan lupakan 3 prinsip dasar dalam buku “The One Minute Manager” (bagian 21).

v-class PPSI "Postest Rencana Tes Penerimaan"

Terdapat 2 pendekatan yang umum digunakan untuk penerimaan yaitu 'Parallel Run' dan 'Penerimaan sedikit demi sedikit'. Sebutkan kelebihan dan kekurangan masing-masing pendekatan tersebut.

Jawaban:

PARALLEL RUN

• Kelebihan:

1. Dapat mendemostrasikan semua fungsi yang dijanjikan.
2. User dapat melakukan pengecekan data pada sistem lama
3. Menambah dimensi dari peralihan sistem lama yang bekerja dengan perbandingan dan cadangannya.

• Kekurangan:

1. Masalah kecil dapat membuat anda menjalankan kembali selama "x" hari untuk jangka waktu yang tidak terbatas.
2. Mungkin sulit untuk mencari penyebab dari suatu masalah.
3. Tidak ada jaminan bahwa semua kelebihan sistem akan dicoba dalam "x" hari.
4. Biarkan end user masuk ke sistem pada hari pertama yang penerapannya tidak selalu bermanfaat. Karena dalam hal ini faktor penampilan lebih berperan. Seperti dalam roman, kesan pertama sangat penting.

PENERIMAAN SEDIKIT DEMI SEDIKIT

• Kelebihan:

1. Anda dapat mendemonstrasikan semua fungsi yang dijanjikan.
2. Sebuah tindakan yang menyebabkan masalah selalu diketahui.
3. User tidak merasa takut tentang semuanya.

• Kekurangan:

1. Memerlukan banyak pekerjaan untuk menulis ATP.
2. User mungkin tidak lazim dengan pendekatan ini, tetapi anda dapat membiasakan mereka dengan metode baru sebelumnya.
3. Seharusnya tidak ada rasa enggan untuk menerima dan membayar jika metode ini digunakan.

v-class PPSI "Pretest Rencana Tes Penerimaan"

Menurut Anda apa yang akan terjadi jika diakhir Tes Penerimaan ternyata fungsi-fungsi yang ada tidak sesuai dengan apa yang dijanjikan di awal proyek, jelaskan!

Jawaban:

Menurut pendapat saya, user berhak untuk menuntut ataupun membatalkan proyek. Hal itu dikarenakan tujuan dari penerimaan adalah mendapatkan pernyataan tertulis dari user bahwa produk (dalam hal ini sistem) yang dikirim sesuai dengan yang dijanjikan. Jadi, apabila sfungsi-fungsi yang ada tidak sesuai dengan perjanjian di awal proyek maka tidak akan mendapatkan pernyataan penerimaan proyek tersebut. Maka akan lebih baik jika sebelumnya pihak programmer dan user saling berkomunikasi tentang program yang dibuat agar fungsi-fungsi dapat dibuat sesuai perjanjian proyek.